Cách thiết lập phòng họp

Cách thiết lập phòng họp

Phòng họp là một phần thiết yếu của bất kỳ cuộc họp hiện đại nàovăn phòngvà việc thiết lập chúng một cách chính xác là rất quan trọng, việc bố trí phòng họp không hợp lý có thể dẫn đến ít người tham gia. Do đó, điều quan trọng là phải tính đến vị trí ngồi của người tham gia cũng như vị trí của bất kỳ thiết bị nghe nhìn nào. Có một số bố cục khác nhau cần xem xét, mỗi bố cục có một mục đích khác nhau.

Cách bố trí khác nhau của phòng họp

Phong cách rạp hát không cần bàn mà cần những hàng ghế hướng ra phía trước phòng (giống như rạp hát). Kiểu chỗ ngồi này phù hợp với những cuộc họp không quá dài và không cần ghi chú nhiều.

Phong cách phòng họp là chỗ ngồi trong phòng họp cổ điển với ghế xung quanh bàn trung tâm. Kiểu phòng này hoàn hảo cho các cuộc họp ngắn không quá 25 người.

Phong cách hình chữ U là dãy bàn được sắp xếp theo hình chữ “U”, với những chiếc ghế được đặt dọc bên ngoài. Đây là cách bố trí linh hoạt vì mỗi nhóm có một bàn để ghi chép, hoàn hảo để tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc đối thoại giữa khán giả và diễn giả.

Một hình vuông rỗng. Để làm điều này, hãy sắp xếp bàn theo hình vuông để tạo không gian cho người phát biểu di chuyển giữa các bàn.

Nếu có thể, tốt nhất bạn nên có không gian để chuyển đổi giữa các bố cục khác nhau cho các loại cuộc họp khác nhau. Bạn thậm chí có thể thấy rằng bố cục ít truyền thống hơn sẽ mang tính đại diện hơn cho công ty của bạn. Cố gắng tìm ra cách bố trí thoải mái nhất để khuyến khích mức độ tham gia tốt khi cần thiết.

Thiết bị và dụng cụ cho phòng họp

Dù khía cạnh trực quan của việc chọn một phòng họp mới có thể thú vị đến mấy, thì chức năng của căn phòng đó mới là điều quan trọng. Dù khía cạnh trực quan của việc chọn một phòng họp mới có thể thú vị đến mấy, thì chức năng của căn phòng đó mới là điều quan trọng.

Điều này có nghĩa là tất cả các thiết bị cần thiết phải có sẵn và ở tình trạng hoạt động tốt. Từ việc đảm bảo các vật dụng phi kỹ thuật như bảng trắng, bút và bảng lật hoạt động và dễ sử dụng, cho đến việc cung cấp thiết bị hội nghị nghe nhìn và sẵn sàng bật khi cuộc họp bắt đầu.

Nếu không gian của bạn rộng, có thể thiết kế văn phòng cần đầu tưmicrovà máy chiếu để đảm bảo mọi người đều có thể nghe, nhìn và tham gia. Phương pháp đảm bảo rằng tất cả các dây cáp được giữ sạch sẽ và gọn gàng cũng là một điều nên cân nhắc, không chỉ từ quan điểm trực quan mà còn từ góc độ tổ chức, sức khỏe và an toàn.

Thiết kế âm thanh phòng họp room

Thiết kế văn phòng có không gian họp trông rất đẹp nhưng chất lượng âm thanh trong phòng cũng phải tốt, điều này đặc biệt quan trọng nếu nhiều cuộc họp liên quan đến việc quay số qua điện thoại hoặc hội nghị truyền hình.

Có nhiều cách khác nhau để đảm bảo rằng phòng hội thảo của bạn có đủ âm thanh. Một cách để làm điều này là đảm bảo phòng hội nghị của bạn có càng nhiều bề mặt mềm càng tốt. Có một tấm thảm, ghế mềm hoặc ghế sofa có thể giảm tiếng vang có thể gây nhiễu âm thanh. Các đồ trang trí bổ sung như cây cối và vật ném cũng có thể kiểm soát tiếng vang và cải thiện chất lượng cuộc gọi.

Tất nhiên, bạn cũng có thể lựa chọn những sản phẩm âm thanh có tác dụng giảm tiếng ồn tốt như tai nghe chống ồn, speakphone. Loại sản phẩm âm thanh này có thể đảm bảo chất lượng âm thanh cho hội nghị của bạn. Do dịch bệnh trong vài năm trở lại đây, hội nghị trực tuyến bắt đầu trở nên phổ biến nên các phòng hội nghị toàn diện trở nên quan trọng.

Đây là phiên bản nâng cấp của phòng hội nghị vì nó không chỉ có chỗ chứa người tham dự trực tiếp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp với đồng nghiệp ở xa. Giống như phòng hội nghị, phòng họp chung có quy mô khác nhau nhưng đều yêu cầu thiết bị hội nghị chuyên dụng dựa trên số lượng người tham gia. Trong những năm gần đây, việc trang bị phòng họp tích hợp cho các nền tảng họp cụ thể mà các công ty có thể sử dụng, chẳng hạn như Phòng Microsoft Teams, ngày càng trở nên phổ biến.

Với sự trợ giúp của Inbertec trong việc tìm ra các giải pháp âm thanh và video phù hợp với mọi không gian phòng hội thảo, chúng tôi cung cấp nhiều loại thiết bị họp phù hợp cho phòng họp — từ thiết bị di độngtai nghe khử tiếng ồnđến các giải pháp hội nghị truyền hình. Bất kể cách bố trí phòng hội thảo của bạn như thế nào, Inbertec đều có thể cung cấp cho bạn các giải pháp âm thanh và video phù hợp.