Cách thiết lập phòng họp

Cách thiết lập phòng họp

Phòng họp là một phần thiết yếu của bất kỳ văn phòng hiện đại nàovăn phòngViệc bố trí phòng họp đúng cách là rất quan trọng, vì việc bố trí phòng họp không hợp lý có thể dẫn đến tỷ lệ tham gia thấp. Do đó, điều quan trọng là phải tính đến vị trí ngồi của người tham dự cũng như vị trí đặt thiết bị nghe nhìn. Có nhiều cách bố trí khác nhau cần xem xét, mỗi cách có một mục đích riêng.

Các cách bố trí phòng họp khác nhau

Kiểu ngồi này không yêu cầu bàn, mà chỉ cần hàng ghế hướng ra phía trước phòng (giống như kiểu ngồi trong nhà hát). Kiểu ngồi này phù hợp cho các cuộc họp không quá dài và không cần ghi chép nhiều.

Kiểu phòng họp này là kiểu phòng họp cổ điển với ghế ngồi xung quanh bàn trung tâm. Kiểu phòng này hoàn hảo cho các cuộc họp ngắn không quá 25 người.

Kiểu chữ U là một loạt bàn được sắp xếp theo hình chữ "U", với ghế được đặt dọc bên ngoài. Đây là một cách bố trí linh hoạt, vì mỗi nhóm đều có một bàn để ghi chép, rất lý tưởng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi giữa khán giả và diễn giả.

Một hình vuông rỗng. Để làm điều này, hãy sắp xếp bàn thành hình vuông để tạo không gian cho người nói di chuyển giữa các bàn.

Nếu có thể, tốt nhất nên có không gian để chuyển đổi giữa các bố cục khác nhau cho các loại hình cuộc họp khác nhau. Thậm chí bạn có thể thấy rằng một bố cục ít truyền thống hơn sẽ đại diện cho công ty của bạn tốt hơn. Hãy cố gắng tìm ra bố cục thoải mái nhất để khuyến khích mức độ tham gia tốt khi cần thiết.

Thiết bị và dụng cụ cho phòng họp

Dù khía cạnh hình ảnh khi chọn phòng họp mới có thú vị đến đâu, thì chức năng của phòng họp mới là điều quan trọng.

Điều này có nghĩa là tất cả các thiết bị cần thiết phải có sẵn và hoạt động tốt. Từ việc đảm bảo các vật dụng không liên quan đến kỹ thuật như bảng trắng, bút và bảng lật hoạt động tốt và dễ sử dụng, cho đến việc cung cấp thiết bị hội nghị nghe nhìn và sẵn sàng bật thiết bị khi cuộc họp bắt đầu.

Nếu không gian của bạn lớn, có thể thiết kế văn phòng cần phải đầu tư vàomicrovà máy chiếu để đảm bảo mọi người đều có thể nghe, nhìn và tham gia. Việc đảm bảo tất cả các dây cáp được giữ sạch sẽ và gọn gàng cũng là một cân nhắc đáng lưu ý, không chỉ về mặt hình ảnh mà còn về mặt tổ chức, sức khỏe và an toàn.

Thiết kế âm thanh của phòng họpom

Thiết kế văn phòng có không gian họp đẹp mắt, nhưng chất lượng âm thanh trong phòng cũng phải tốt, điều này đặc biệt quan trọng nếu có nhiều cuộc họp phải gọi điện thoại hoặc hội nghị truyền hình.

Có nhiều cách để đảm bảo phòng họp của bạn có chất lượng âm thanh tốt. Một cách để làm điều này là đảm bảo phòng họp có càng nhiều bề mặt mềm càng tốt. Thảm, ghế mềm hoặc ghế sofa có thể giảm tiếng vang có thể ảnh hưởng đến âm thanh. Các vật trang trí bổ sung như cây xanh và khăn trải bàn cũng có thể kiểm soát tiếng vang và cải thiện chất lượng cuộc gọi.

Tất nhiên, bạn cũng có thể chọn các sản phẩm âm thanh có hiệu quả giảm tiếng ồn tốt, chẳng hạn như tai nghe chống ồn, loa ngoài. Những sản phẩm âm thanh này có thể đảm bảo chất lượng âm thanh cho hội nghị của bạn. Do dịch bệnh bùng phát trong vài năm qua, hội nghị trực tuyến đã trở nên phổ biến, vì vậy phòng hội nghị toàn diện đã trở nên rất quan trọng.

Đây là phiên bản nâng cấp của phòng họp truyền thống vì nó không chỉ đáp ứng nhu cầu tiếp khách trực tiếp mà còn hỗ trợ các cuộc họp với đồng nghiệp từ xa. Giống như phòng họp truyền thống, phòng họp thông thường có kích thước khác nhau, nhưng tất cả đều cần trang thiết bị hội nghị chuyên dụng dựa trên số lượng người tham dự. Trong những năm gần đây, việc tích hợp phòng họp cho các nền tảng họp cụ thể mà các công ty có thể sử dụng, chẳng hạn như Microsoft Teams Rooms, ngày càng trở nên phổ biến.

Với sự giúp đỡ của Ibertec để tìm ra các giải pháp âm thanh và video phù hợp với mọi bối cảnh phòng hội nghị, chúng tôi cung cấp một loạt các thiết bị họp phù hợp cho phòng họp — từ thiết bị di độngtai nghe chống ồnđến các giải pháp hội nghị truyền hình. Bất kể phòng họp của bạn được thiết kế như thế nào, Inbertec đều có thể cung cấp cho bạn các giải pháp âm thanh và hình ảnh phù hợp.