Cách thiết lập phòng họp

Cách thiết lập phòng họp

Phòng họp là một phần thiết yếu của bất kỳ văn phòng hiện đại nàovăn phòngvà việc thiết lập chúng đúng cách là rất quan trọng, việc không có cách bố trí phòng họp phù hợp có thể dẫn đến tỷ lệ tham gia thấp. Do đó, điều quan trọng là phải tính đến vị trí ngồi của người tham gia cũng như vị trí của bất kỳ thiết bị nghe nhìn nào. Có một số cách bố trí khác nhau cần xem xét, mỗi cách có một mục đích khác nhau.

Các cách bố trí phòng họp khác nhau

Kiểu nhà hát không yêu cầu bàn, nhưng có hàng ghế hướng về phía trước phòng (giống như nhà hát). Kiểu chỗ ngồi này phù hợp với các cuộc họp không quá dài và không yêu cầu ghi chú nhiều.

Kiểu phòng họp là kiểu phòng họp cổ điển với ghế ngồi xung quanh bàn trung tâm. Kiểu phòng này hoàn hảo cho các cuộc họp ngắn không quá 25 người.

Kiểu chữ U là một loạt các bàn được sắp xếp theo hình chữ “U”, với những chiếc ghế được đặt dọc bên ngoài. Đây là một cách bố trí linh hoạt, vì mỗi nhóm đều có một chiếc bàn để ghi chép, hoàn hảo để tạo điều kiện cho cuộc đối thoại giữa khán giả và diễn giả.

Một hình vuông rỗng. Để làm được điều này, hãy sắp xếp bàn theo hình vuông để tạo không gian cho người nói di chuyển giữa các bàn.

Nếu có thể, tốt nhất là nên có không gian để chuyển đổi giữa các bố cục khác nhau cho các loại cuộc họp khác nhau. Bạn thậm chí có thể thấy rằng bố cục ít truyền thống hơn sẽ đại diện cho công ty của bạn nhiều hơn. Cố gắng tìm ra bố cục thoải mái nhất để khuyến khích mức độ tham gia tốt khi cần.

Thiết bị và dụng cụ cho phòng họp

Mặc dù khía cạnh trực quan khi chọn phòng hội nghị mới có thể thú vị, nhưng mục đích của phòng họp mới là quan trọng.

Điều này có nghĩa là tất cả các thiết bị cần thiết phải có sẵn và hoạt động tốt. Từ việc đảm bảo các vật dụng không liên quan đến kỹ thuật như bảng trắng, bút và biểu đồ lật hoạt động tốt và dễ sử dụng, cho đến việc cung cấp thiết bị hội nghị nghe nhìn và sẵn sàng bật khi cuộc họp bắt đầu.

Nếu không gian của bạn rộng, có thể thiết kế văn phòng cần phải đầu tư vàomicrovà máy chiếu để đảm bảo mọi người đều có thể nghe, nhìn và tham gia. Phương pháp đảm bảo tất cả các dây cáp được giữ sạch sẽ và gọn gàng cũng là một cân nhắc tốt, không chỉ về mặt trực quan mà còn về mặt tổ chức, sức khỏe và an toàn.

Thiết kế âm thanh của phòng họpom

Thiết kế văn phòng có không gian họp đẹp mắt, nhưng chất lượng âm thanh trong phòng cũng phải tốt, điều này đặc biệt quan trọng nếu có nhiều cuộc họp liên quan đến việc gọi điện thoại hoặc hội nghị truyền hình.

Có nhiều cách khác nhau để đảm bảo phòng hội nghị của bạn có đủ âm học. Một cách để làm điều này là đảm bảo phòng hội nghị của bạn có càng nhiều bề mặt mềm càng tốt. Có một tấm thảm, ghế mềm hoặc ghế sofa có thể làm giảm tiếng vang có thể gây nhiễu âm thanh. Các đồ trang trí bổ sung như cây xanh và khăn trải cũng có thể kiểm soát tiếng vang và cải thiện chất lượng cuộc gọi.

Tất nhiên, bạn cũng có thể chọn các sản phẩm âm thanh có hiệu ứng giảm tiếng ồn tốt, chẳng hạn như tai nghe chống ồn, loa ngoài. Các sản phẩm âm thanh loại này có thể đảm bảo chất lượng âm thanh cho hội nghị của bạn. Do dịch bệnh trong vài năm qua, hội nghị trực tuyến bắt đầu trở nên phổ biến, vì vậy phòng hội nghị toàn diện đã trở nên quan trọng.

Đây là phiên bản nâng cấp của phòng hội nghị vì nó không chỉ phải tiếp nhận người tham dự trực tiếp mà còn tạo điều kiện cho các cuộc họp với đồng nghiệp từ xa. Giống như phòng hội nghị, phòng họp chung có nhiều kích thước khác nhau, nhưng tất cả đều yêu cầu thiết bị hội nghị chuyên dụng dựa trên số lượng người tham gia. Trong những năm gần đây, việc tích hợp phòng họp cho các nền tảng họp cụ thể mà các công ty có thể sử dụng, chẳng hạn như Microsoft Teams Rooms, ngày càng trở nên phổ biến.

Với sự giúp đỡ của Ibertec để tìm ra các giải pháp âm thanh và video phù hợp với mọi bối cảnh phòng hội nghị, chúng tôi cung cấp một loạt các thiết bị họp phù hợp cho phòng họp — từ thiết bị di độngtai nghe chống ồnđến các giải pháp hội nghị truyền hình. Bất kể phòng hội nghị của bạn được thiết kế như thế nào, Inbertec đều có thể cung cấp cho bạn các giải pháp âm thanh và video phù hợp.